Aperçu

Chez Harris/Décima, le respect de la vie privée fait partie intégrante de notre engagement envers les répondants et le grand public.

Lorsque vous participez à nos études, soyez assuré(e) que nous ferons tout pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

En tout temps, lorsque vous répondez à nos sondages, que ce soit en personne, par téléphone, par la poste ou en ligne, vous pouvez être assuré(e) que nous respecterons l'anonymat de vos réponses, sauf si nous avons obtenu votre consentement explicite au préalable. Vos renseignements personnels ne seront jamais vendus à qui que ce soit. Vous êtes libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à certaines questions et de mettre fin à votre participation en tout temps.

La politique de protection de la vie privée de Harris/Décima est un énoncé de principes et de lignes directrices décrivant le niveau de sécurité des renseignements personnels que Harris/Décima offre aux répondants et au grand public. L'objectif de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima est de promouvoir des pratiques de gestion des renseignements personnels responsables, transparentes et conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).

Harris/Décima continuera de réviser sa politique de protection de la vie privée de sorte qu'elle soit toujours pertinente et conforme aux normes de l'industrie, aux technologies et aux lois en vigueur

Harris/Décima est membre de l'Association de la recherche et de l'intelligence marketing (ARIM) et du Council of American Survey Research Organizations (CASRO). Ces organismes établissent des normes auxquelles leurs membres doivent se conformer. Ces normes visent également à protéger votre vie privée.

Si vous avez des préoccupations quant à la manière dont Harris/Décima protège vos renseignements personnels, n'hésitez pas à écrire à notre Responsable de la vie privée par courriel à vieprivee@harrisdecima.com, ou par la poste à :

• Responsable de la vie privée
  Harris/Décima
  160, rue Elgin, bureau 1820
  Ottawa (Ontario) K2P 2P7

Étendue et application

Les dix principes fondamentaux de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima sont interreliés et Harris/Décima doit se conformer à tous et chacun de ces principes. Chaque principe doit être lu en conjonction avec les commentaires complémentaires. Tel que permis par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), les commentaires inclus dans la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima ont été élaborés de manière à refléter les enjeux spécifiques de Harris/Décima en matière de renseignements personnels.

L'étendue et l'application de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima sont les suivantes :

• La politique de protection de la vie privée de Harris/Décima s'applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par Harris/Décima dans le cadre de ses activités commerciales.
• La politique de protection de la vie privée de Harris/Décima s'applique à la gestion des renseignements personnels, qu'ils aient été obtenus verbalement, électroniquement ou par écrit.
• La politique de protection de la vie privée de Harris/Décima n'impose aucune limite à l'égard de la collecte, de l'utilisation ou de la communication des renseignements suivants effectuées par Harris/Décima :
  1. Des renseignements qui ne permettent pas d'identifier une personne;
  2. Le nom, l'appellation d'emploi, l'adresse et le numéro de téléphone au travail d'un employé d'une organisation;
  3. D'autres renseignements accessibles au public et qui sont mentionnés dans les règlements adoptés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).
• L'application de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima est assujettie aux exigences et aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), aux règlements qui en découlent et aux autres lois et règlements applicables.

Définitions

Collecte : L'action de recueillir, de se procurer, d'enregistrer ou d'obtenir des renseignements personnels à partir de quelque source que ce soit, y compris d'un tiers, par quelque moyen que ce soit.

Consentement : L'acceptation volontaire de la collecte, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels à des fins précises. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par une personne ou son représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné verbalement, par courriel ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque et librement donné sans interférence de la part de Harris/Décima. Il y a consentement implicite lorsque le comportement ou l'inaction de l'individu permettent raisonnablement de supposer le consentement.

Communication : Rendre des renseignements personnels disponibles à un tiers.

Employé : Un employé ou un sous-traitant de Harris/Décima.

Renseignements personnels : Les renseignements permettant d'identifier une personne. Cela n'inclut pas le nom, l'appellation d'emploi, l'adresse ou le numéro de téléphone au travail d'un employé d'une organisation, ni les renseignements descriptifs et factuels à propos d'une organisation.

Répondant : Une personne du public qui fournit des renseignements personnels à Harris/Décima dans le cadre d'un sondage effectué par Harris/Décima. Par exemple, un répondant est un individu qui communique des renseignements personnels à Harris/Décima dans le cadre d'une étude de marché ou sociale, qu'elle soit quantitative ou qualitative.

Tiers : Une personne ou une organisation indépendante de Harris/Décima.

Utilisation : Le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par Harris/Décima ou par un tiers mandaté par Harris/Décima pour ce faire. 

Les dix principes de la protection de la vie privée

Principe 1 – Responsabilité

Harris/Décima est responsable des renseignements personnels qu'elle détient et elle doit désigner une ou plusieurs personnes qui devront s'assurer qu'Harris/Décima se conforme aux principes suivants.

La responsabilité de la conformité aux dispositions de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima incombe au Responsable de la vie privée. Il peut être joint par courriel à vieprivee@harrisdecima.com, ou par la poste à l'adresse suivante :

• Responsable de la vie privée
  Harris/Décima
  160, rue Elgin, bureau 1820
  Ottawa (Ontario) K2P 2P7

D'autres personnes au sein de Harris/Décima peuvent avoir l'autorité d'agir au nom du Responsable de la vie privée ou être chargées de la collecte et du traitement des renseignements personnels sur une base quotidienne.

Harris/Décima est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou sous son contrôle, et elle doit employer des moyens, contractuels ou autres, pour assurer un niveau de sécurité comparable lorsqu'un tiers est en possession de ces renseignements ou les utilise.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

Harris/Décima doit définir avant ou pendant la collecte les raisons pour lesquelles il y a collecte de renseignements personnels.

Harris/Décima recueille des renseignements personnels du public uniquement pour les raisons suivantes :

1. Pour effectuer des recherches marketing et sociales (quantitatives et qualitatives);
2. Pour comprendre l'opinion des répondants et justifier la pertinence d'effectuer des recherches marketing et sociales (quantitatives et qualitatives) plus poussées;
3. Pour répondre aux exigences des lois et des règlements.

Dans ce document, le terme « fins précises » désigne toujours les fins définies dans ce principe.

Harris/Décima doit préciser au répondant les fins précises auxquelles les renseignements sont destinés (verbalement, électroniquement ou par écrit) avant que les renseignements personnels ne soient recueillis ou en cours de sondage. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer les fins précises de la collecte ou diriger le répondant à une personne désignée de Harris/Décima qui est en mesure de les expliquer.

Lorsque les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés ou communiqués à d'autres fins que celles précisées, Harris/Décima doit au préalable expliquer ces nouvelles fins au répondant et obtenir son consentement explicite, sauf si l'utilisation ou la communication sont permises ou prévues par la loi.

Harris/Décima peut transmettre à ses clients ou à des tiers les renseignements obtenus dans le cadre de n'importe quel sondage, pourvu qu'ils soient fournis sous forme agrégée et qu'il soit impossible d'identifier les répondants.

Principe 3 – Consentement

Le consentement du répondant est exigé pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels, sauf lorsque cela est inapproprié.

Les répondants qui participent à des recherches par sondage le font toujours sur une base volontaire. Le fait qu'un répondant accepte de participer à un sondage implique qu'il donne également son consentement.

En général, aucun renseignement personnel recueilli dans le cadre d'un sondage n'est communiqué à des tiers. Cependant, il arrive que le commanditaire du projet de recherche veuille contacter les répondants directement. Dans de tels cas, Harris/Décima explique toujours aux répondants la raison pour laquelle les renseignements personnels doivent être divulgués et obtient le consentement explicite du répondant avant de les divulguer.

Un répondant est toujours libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à certaines questions et de mettre fin à sa participation en tout temps.

Lorsqu'elle obtient le consentement du répondant, Harris/Décima fait les efforts nécessaires pour l'informer des fins précises auxquelles les renseignements personnels sont destinés. Les fins précises doivent être énoncées de manière à ce que le répondant les comprenne bien.

Règle générale, Harris/Décima doit obtenir le consentement du répondant pour utiliser et communiquer des renseignements personnels lors de la collecte de données. Cependant, Harris/Décima peut obtenir le consentement pour utiliser ou communiquer des renseignements personnels après qu'ils ont été recueillis, pourvu qu'elle obtienne ce consentement avant de les utiliser ou de les communiquer à une fin non prévue.

Harris/Décima doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables des répondants pour déterminer la forme appropriée de consentement.

La participation d'un répondant à une recherche marketing ou sociale (quantitative ou qualitative) peut constituer un consentement implicite permettant à Harris/Décima de recueillir, d'utiliser et de communiquer des renseignements personnels aux fins précisées.

Principe 4 – Limites de la collecte

Harris/Décima doit limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour l'étude. Harris/Décima doit utiliser des moyens justes et légaux pour recueillir les renseignements personnels.

Lorsqu'elle effectue des sondages, Harris/Décima limite la quantité et le type de renseignements personnels recueillis aux seuls renseignements exigés dans le cadre de l'étude et tel que précisé aux répondants.

La plupart des renseignements personnels que recueille Harris/Décima proviennent directement de la personne concernée ou d'un membre de son ménage. Sauf lorsque la loi le permet, Harris/Décima ne recueille de renseignements personnels de sources externes, par exemple de ses clients, que si les individus y consentent.

Principe 5 – Limites de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Harris/Décima n'utilisera ou ne communiquera pas de renseignements personnels à d'autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sans le consentement de l'individu ou dans les cas où la loi l'exige ou le permet. Les renseignements personnels doivent uniquement être conservés le temps de répondre à ces fins.

Harris/Décima peut communiquer les renseignements personnels d'un répondant à :

1. un client de Harris/Décima, lorsque le répondant y consent;
2. un tiers mandaté par Harris/Décima pour effectuer des activités en son nom;
3. une autorité publique ou un agent d'une autorité publique lorsqu'Harris/Décima juge qu'il y a raison de croire à un danger imminent pour la vie ou des biens qui pourrait être évité ou minimisé en communiquant ces renseignements;
4. un tiers dans le cas où le répondant y consent ou dans les cas où la loi l'exige ou le permet.

Seuls les employés de Harris/Décima dont le travail ou les fonctions l'exigent sont autorisés à accéder aux renseignements personnels des répondants.

Harris/Décima doit conserver les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire ou adéquat aux fins définies, ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, il est possible de communiquer de nouveau avec un répondant afin de clarifier des réponses du sondage ou d'obtenir des réponses additionnelles. Par conséquent, Harris/Décima conservera les renseignements personnels durant une période de temps raisonnable pour pouvoir communiquer de nouveau avec la personne.

Harris/Décima doit prendre des mesures et instaurer des pratiques raisonnables et systématiques à l'égard du calendrier de conservation et de destruction des dossiers qui contiennent des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins précisées ou qu'elle n'est plus obligée de conserver en vertu de la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou rendus anonymes.

Principe 6 – Exactitude

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont destinés.

Les renseignements personnels utilisés par Harris/Décima doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés lors d'une décision concernant un répondant.

Harris/Décima doit mettre à jour les renseignements personnels des répondants et des employés pour répondre aux fins précisées ou lorsqu'une personne l'en informe.

Principe 7 – Mesures de sécurité

Harris/Décima prendra les mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels en fonction de leur sensibilité.

Harris/Décima prendra les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisées, peu importe la forme sous laquelle ils sont conservés.

Harris/Décima doit protéger les renseignements personnels qui sont communiqués aux tiers au moyen d'ententes contractuelles stipulant la confidentialité des renseignements et les fins précises auxquelles ils peuvent être utilisés.

Tous les employés de Harris/Décima ayant accès aux renseignements personnels devront respecter le caractère confidentiel de ces renseignements.

Principe 8 – Transparence en matière de politiques et de procédures

Harris/Décima doit fournir l'information à propos de ses politiques et de ses procédures en matière de renseignements personnels à tous les intéressés.

Harris/Décima doit faire en sorte que l'information à propos des politiques et des procédures soit facile à comprendre, entre autres :

1. le titre et l'adresse de la personne ou des personnes responsables de voir à ce qu'Harris/Décima respecte sa politique de protection de la vie privée ainsi que de celle à qui les requêtes ou les plaintes doivent être acheminées;
2. les façons d'accéder aux renseignements personnels conservés par Harris/Décima;
3. une description du type de renseignements personnels conservés par Harris/Décima, y compris un compte résumé de leur utilisation;
4. une description des types de renseignements personnels mis à la disposition d'autres organisations apparentées (ex. : filiales).

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Sur demande, Harris/Décima doit informer toute personne de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels, et doit lui donner accès à cette information. La personne doit être en mesure de contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et exiger qu'elle soit amendée au besoin.

Lorsqu'une personne en fait la demande par écrit au Responsable de la vie privée, Harris/Décima l'informera de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels, et lui donnera accès à cette information.

Dans certains cas, il se peut qu'Harris/Décima ne soit pas en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu'elle détient sur un répondant. Par exemple, Harris/Décima pourrait s'abstenir de donner accès à des renseignements si ce faisant elle révélait des renseignements à propos d'un tiers ou dans le cas où cela risquerait de mettre en danger la vie ou la sécurité d'une autre personne. En outre, Harris/Décima ne serait pas en mesure de donner accès aux renseignements si elle divulguait en même temps des renseignements commerciaux confidentiels.

Afin de protéger les renseignements personnels, il se peut qu'un répondant doive fournir suffisamment de renseignements personnels pour permettre à Harris/Décima de l'identifier et de vérifier l'existence, l'utilisation et la communication de renseignements personnels et de l'autoriser à consulter son dossier. Ces renseignements serviront uniquement à cette fin. Harris/Décima doit corriger ou compléter rapidement tout renseignement personnel qui est incorrect ou incomplet. Tout différend résolu relativement à l'exactitude et à l'exhaustivité des renseignements devrait être consigné dans le dossier de la personne intéressée. Le cas échéant, Harris/Décima doit transmettre aux tiers qui y ont accès ces nouveaux renseignements personnels ou les informer de l'existence d'un différend non résolu.

Les répondants et les employés peuvent obtenir de l'information ou avoir accès à leur propre dossier en communiquant avec le Responsable de la vie privée de Harris/Décima.

Principe 10 – Plainte à l'égard du non-respect des principes

Toute personne doit être en mesure de communiquer une préoccupation à l'égard de l'observation des principes mentionnés précédemment au(x) responsable(s) de la vie privée.

Harris/Décima doit élaborer une procédure pour traiter toutes les demandes ou plaintes des répondants concernant la gestion des renseignements personnels.

Lorsqu'un répondant en fait la demande par écrit, Harris/Décima doit l'informer de l'existence de cette procédure ainsi que de la procédure de plainte.

Le cas échéant, le ou les Responsables de la vie privée peuvent obtenir les conseils d'un tiers avant de répondre à une plainte.

Harris/Décima doit enquêter sur toutes les plaintes reçues relativement à la conformité de la politique de protection de la vie privée. Lorsqu'une plainte est justifiée, Harris/Décima doit prendre les mesures qui s'imposent pour régler la situation, y compris, si nécessaire, la modification des politiques et procédures. Le répondant doit être informé du résultat de l'enquête relativement à sa plainte.

Renseignements supplémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima, veuillez communiquer avec le responsable de la vie privée par courriel à vieprivee@harrisdecima.com, ou par la poste à l'adresse suivante :

• Responsable de la vie privée
  Harris/Décima

  160, rue Elgin, bureau 1820

  Ottawa (Ontario) K2P 2P7

Veuillez visiter le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante : http://www.privcom.gc.ca