Harris/Décima s’engage à protéger les renseignements personnels par des mesures de sécurité adéquates compte tenu du caractère délicat des renseignements.

 

1) Harris/Décima s’engage à protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte ou le vol, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisées au moyen de mesures de sécurité adéquates, et ce peu importe la forme utilisée.

 

2) Harris/Décima s’engage à protéger les renseignements personnels communiqués aux tiers au moyen d’ententes contractuelles mentionnant la confidentialité des renseignements et les fins auxquelles ils peuvent être utilisés.

 

3) Tous les employés de Harris/Décima ayant accès à des renseignements personnels doivent signer un contrat par lequel ils s’engagent à respecter la confidentialité de ces renseignements.

 

4) La nature des mesures de sécurité variera en fonction du caractère délicat, de la quantité, de la distribution, du format et de la méthode de stockage des renseignements. Un niveau de protection plus élevé assurera la sécurité des renseignements plus délicats.

 

5) Les méthodes de protection comprennent :

 

(a) des mesures matérielles, par exemple : le verrouillage des classeurs et l’accès restreint aux bureaux; 

 

(b) des mesures administratives, par exemple : l’entrée contrôlée des centres de données et l’accès sélectif aux renseignements;

 

(c) des mesures technologiques, par exemple : l’utilisation de mots de passe et le chiffrement; et le chiffrement;

 

(d) des mesures d’enquête, dans les cas où Harris/Décima a des motifs raisonnables de croire que des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués de manière inappropriée.

RES HR 0883.00-02,04

 

Aperçu

Chez Harris/Décima, le respect de la vie privée fait partie intégrante de notre engagement envers les répondants et le grand public.

Lorsque vous participez à nos études, soyez assuré(e) que nous ferons tout pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

En tout temps, lorsque vous répondez à nos sondages, que ce soit en personne, par téléphone, par la poste ou en ligne, vous pouvez être assuré(e) que nous respecterons l'anonymat de vos réponses, sauf si nous avons obtenu votre consentement explicite au préalable. Vos renseignements personnels ne seront jamais vendus à qui que ce soit. Vous êtes libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à certaines questions et de mettre fin à votre participation en tout temps.

La politique de protection de la vie privée de Harris/Décima est un énoncé de principes et de lignes directrices décrivant le niveau de sécurité des renseignements personnels que Harris/Décima offre aux répondants et au grand public. L'objectif de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima est de promouvoir des pratiques de gestion des renseignements personnels responsables, transparentes et conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).

Harris/Décima continuera de réviser sa politique de protection de la vie privée de sorte qu'elle soit toujours pertinente et conforme aux normes de l'industrie, aux technologies et aux lois en vigueur

Harris/Décima est membre de l'Association de la recherche et de l'intelligence marketing (ARIM) et du Council of American Survey Research Organizations (CASRO). Ces organismes établissent des normes auxquelles leurs membres doivent se conformer. Ces normes visent également à protéger votre vie privée.

Si vous avez des préoccupations quant à la manière dont Harris/Décima protège vos renseignements personnels, n'hésitez pas à écrire à notre Responsable de la vie privée par courriel à vieprivee@harrisdecima.com, ou par la poste à :

• Responsable de la vie privée
  Harris/Décima
  160, rue Elgin, bureau 1820
  Ottawa (Ontario) K2P 2P7

Étendue et application

Les dix principes fondamentaux de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima sont interreliés et Harris/Décima doit se conformer à tous et chacun de ces principes. Chaque principe doit être lu en conjonction avec les commentaires complémentaires. Tel que permis par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), les commentaires inclus dans la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima ont été élaborés de manière à refléter les enjeux spécifiques de Harris/Décima en matière de renseignements personnels.

L'étendue et l'application de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima sont les suivantes :

• La politique de protection de la vie privée de Harris/Décima s'applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par Harris/Décima dans le cadre de ses activités commerciales.
• La politique de protection de la vie privée de Harris/Décima s'applique à la gestion des renseignements personnels, qu'ils aient été obtenus verbalement, électroniquement ou par écrit.
• La politique de protection de la vie privée de Harris/Décima n'impose aucune limite à l'égard de la collecte, de l'utilisation ou de la communication des renseignements suivants effectuées par Harris/Décima :
  1. Des renseignements qui ne permettent pas d'identifier une personne;
  2. Le nom, l'appellation d'emploi, l'adresse et le numéro de téléphone au travail d'un employé d'une organisation;
  3. D'autres renseignements accessibles au public et qui sont mentionnés dans les règlements adoptés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).
• L'application de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima est assujettie aux exigences et aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), aux règlements qui en découlent et aux autres lois et règlements applicables.

Définitions

Collecte : L'action de recueillir, de se procurer, d'enregistrer ou d'obtenir des renseignements personnels à partir de quelque source que ce soit, y compris d'un tiers, par quelque moyen que ce soit.

Consentement : L'acceptation volontaire de la collecte, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels à des fins précises. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par une personne ou son représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné verbalement, par courriel ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque et librement donné sans interférence de la part de Harris/Décima. Il y a consentement implicite lorsque le comportement ou l'inaction de l'individu permettent raisonnablement de supposer le consentement.

Communication : Rendre des renseignements personnels disponibles à un tiers.

Employé : Un employé ou un sous-traitant de Harris/Décima.

Renseignements personnels : Les renseignements permettant d'identifier une personne. Cela n'inclut pas le nom, l'appellation d'emploi, l'adresse ou le numéro de téléphone au travail d'un employé d'une organisation, ni les renseignements descriptifs et factuels à propos d'une organisation.

Répondant : Une personne du public qui fournit des renseignements personnels à Harris/Décima dans le cadre d'un sondage effectué par Harris/Décima. Par exemple, un répondant est un individu qui communique des renseignements personnels à Harris/Décima dans le cadre d'une étude de marché ou sociale, qu'elle soit quantitative ou qualitative.

Tiers : Une personne ou une organisation indépendante de Harris/Décima.

Utilisation : Le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par Harris/Décima ou par un tiers mandaté par Harris/Décima pour ce faire. 

Les dix principes de la protection de la vie privée

Principe 1 – Responsabilité

Harris/Décima est responsable des renseignements personnels qu'elle détient et elle doit désigner une ou plusieurs personnes qui devront s'assurer qu'Harris/Décima se conforme aux principes suivants.

La responsabilité de la conformité aux dispositions de la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima incombe au Responsable de la vie privée. Il peut être joint par courriel à vieprivee@harrisdecima.com, ou par la poste à l'adresse suivante :

• Responsable de la vie privée
  Harris/Décima
  160, rue Elgin, bureau 1820
  Ottawa (Ontario) K2P 2P7

D'autres personnes au sein de Harris/Décima peuvent avoir l'autorité d'agir au nom du Responsable de la vie privée ou être chargées de la collecte et du traitement des renseignements personnels sur une base quotidienne.

Harris/Décima est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou sous son contrôle, et elle doit employer des moyens, contractuels ou autres, pour assurer un niveau de sécurité comparable lorsqu'un tiers est en possession de ces renseignements ou les utilise.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

Harris/Décima doit définir avant ou pendant la collecte les raisons pour lesquelles il y a collecte de renseignements personnels.

Harris/Décima recueille des renseignements personnels du public uniquement pour les raisons suivantes :

1. Pour effectuer des recherches marketing et sociales (quantitatives et qualitatives);
2. Pour comprendre l'opinion des répondants et justifier la pertinence d'effectuer des recherches marketing et sociales (quantitatives et qualitatives) plus poussées;
3. Pour répondre aux exigences des lois et des règlements.

Dans ce document, le terme « fins précises » désigne toujours les fins définies dans ce principe.

Harris/Décima doit préciser au répondant les fins précises auxquelles les renseignements sont destinés (verbalement, électroniquement ou par écrit) avant que les renseignements personnels ne soient recueillis ou en cours de sondage. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer les fins précises de la collecte ou diriger le répondant à une personne désignée de Harris/Décima qui est en mesure de les expliquer.

Lorsque les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés ou communiqués à d'autres fins que celles précisées, Harris/Décima doit au préalable expliquer ces nouvelles fins au répondant et obtenir son consentement explicite, sauf si l'utilisation ou la communication sont permises ou prévues par la loi.

Harris/Décima peut transmettre à ses clients ou à des tiers les renseignements obtenus dans le cadre de n'importe quel sondage, pourvu qu'ils soient fournis sous forme agrégée et qu'il soit impossible d'identifier les répondants.

Principe 3 – Consentement

Le consentement du répondant est exigé pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels, sauf lorsque cela est inapproprié.

Les répondants qui participent à des recherches par sondage le font toujours sur une base volontaire. Le fait qu'un répondant accepte de participer à un sondage implique qu'il donne également son consentement.

En général, aucun renseignement personnel recueilli dans le cadre d'un sondage n'est communiqué à des tiers. Cependant, il arrive que le commanditaire du projet de recherche veuille contacter les répondants directement. Dans de tels cas, Harris/Décima explique toujours aux répondants la raison pour laquelle les renseignements personnels doivent être divulgués et obtient le consentement explicite du répondant avant de les divulguer.

Un répondant est toujours libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à certaines questions et de mettre fin à sa participation en tout temps.

Lorsqu'elle obtient le consentement du répondant, Harris/Décima fait les efforts nécessaires pour l'informer des fins précises auxquelles les renseignements personnels sont destinés. Les fins précises doivent être énoncées de manière à ce que le répondant les comprenne bien.

Règle générale, Harris/Décima doit obtenir le consentement du répondant pour utiliser et communiquer des renseignements personnels lors de la collecte de données. Cependant, Harris/Décima peut obtenir le consentement pour utiliser ou communiquer des renseignements personnels après qu'ils ont été recueillis, pourvu qu'elle obtienne ce consentement avant de les utiliser ou de les communiquer à une fin non prévue.

Harris/Décima doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables des répondants pour déterminer la forme appropriée de consentement.

La participation d'un répondant à une recherche marketing ou sociale (quantitative ou qualitative) peut constituer un consentement implicite permettant à Harris/Décima de recueillir, d'utiliser et de communiquer des renseignements personnels aux fins précisées.

Principe 4 – Limites de la collecte

Harris/Décima doit limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour l'étude. Harris/Décima doit utiliser des moyens justes et légaux pour recueillir les renseignements personnels.

Lorsqu'elle effectue des sondages, Harris/Décima limite la quantité et le type de renseignements personnels recueillis aux seuls renseignements exigés dans le cadre de l'étude et tel que précisé aux répondants.

La plupart des renseignements personnels que recueille Harris/Décima proviennent directement de la personne concernée ou d'un membre de son ménage. Sauf lorsque la loi le permet, Harris/Décima ne recueille de renseignements personnels de sources externes, par exemple de ses clients, que si les individus y consentent.

Principe 5 – Limites de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Harris/Décima n'utilisera ou ne communiquera pas de renseignements personnels à d'autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sans le consentement de l'individu ou dans les cas où la loi l'exige ou le permet. Les renseignements personnels doivent uniquement être conservés le temps de répondre à ces fins.

Harris/Décima peut communiquer les renseignements personnels d'un répondant à :

1. un client de Harris/Décima, lorsque le répondant y consent;
2. un tiers mandaté par Harris/Décima pour effectuer des activités en son nom;
3. une autorité publique ou un agent d'une autorité publique lorsqu'Harris/Décima juge qu'il y a raison de croire à un danger imminent pour la vie ou des biens qui pourrait être évité ou minimisé en communiquant ces renseignements;
4. un tiers dans le cas où le répondant y consent ou dans les cas où la loi l'exige ou le permet.

Seuls les employés de Harris/Décima dont le travail ou les fonctions l'exigent sont autorisés à accéder aux renseignements personnels des répondants.

Harris/Décima doit conserver les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire ou adéquat aux fins définies, ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, il est possible de communiquer de nouveau avec un répondant afin de clarifier des réponses du sondage ou d'obtenir des réponses additionnelles. Par conséquent, Harris/Décima conservera les renseignements personnels durant une période de temps raisonnable pour pouvoir communiquer de nouveau avec la personne.

Harris/Décima doit prendre des mesures et instaurer des pratiques raisonnables et systématiques à l'égard du calendrier de conservation et de destruction des dossiers qui contiennent des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins précisées ou qu'elle n'est plus obligée de conserver en vertu de la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou rendus anonymes.

Principe 6 – Exactitude

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont destinés.

Les renseignements personnels utilisés par Harris/Décima doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés lors d'une décision concernant un répondant.

Harris/Décima doit mettre à jour les renseignements personnels des répondants et des employés pour répondre aux fins précisées ou lorsqu'une personne l'en informe.

Principe 7 – Mesures de sécurité

Harris/Décima prendra les mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels en fonction de leur sensibilité.

Harris/Décima prendra les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisées, peu importe la forme sous laquelle ils sont conservés.

Harris/Décima doit protéger les renseignements personnels qui sont communiqués aux tiers au moyen d'ententes contractuelles stipulant la confidentialité des renseignements et les fins précises auxquelles ils peuvent être utilisés.

Tous les employés de Harris/Décima ayant accès aux renseignements personnels devront respecter le caractère confidentiel de ces renseignements.

Principe 8 – Transparence en matière de politiques et de procédures

Harris/Décima doit fournir l'information à propos de ses politiques et de ses procédures en matière de renseignements personnels à tous les intéressés.

Harris/Décima doit faire en sorte que l'information à propos des politiques et des procédures soit facile à comprendre, entre autres :

1. le titre et l'adresse de la personne ou des personnes responsables de voir à ce qu'Harris/Décima respecte sa politique de protection de la vie privée ainsi que de celle à qui les requêtes ou les plaintes doivent être acheminées;
2. les façons d'accéder aux renseignements personnels conservés par Harris/Décima;
3. une description du type de renseignements personnels conservés par Harris/Décima, y compris un compte résumé de leur utilisation;
4. une description des types de renseignements personnels mis à la disposition d'autres organisations apparentées (ex. : filiales).

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Sur demande, Harris/Décima doit informer toute personne de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels, et doit lui donner accès à cette information. La personne doit être en mesure de contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et exiger qu'elle soit amendée au besoin.

Lorsqu'une personne en fait la demande par écrit au Responsable de la vie privée, Harris/Décima l'informera de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels, et lui donnera accès à cette information.

Dans certains cas, il se peut qu'Harris/Décima ne soit pas en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu'elle détient sur un répondant. Par exemple, Harris/Décima pourrait s'abstenir de donner accès à des renseignements si ce faisant elle révélait des renseignements à propos d'un tiers ou dans le cas où cela risquerait de mettre en danger la vie ou la sécurité d'une autre personne. En outre, Harris/Décima ne serait pas en mesure de donner accès aux renseignements si elle divulguait en même temps des renseignements commerciaux confidentiels.

Afin de protéger les renseignements personnels, il se peut qu'un répondant doive fournir suffisamment de renseignements personnels pour permettre à Harris/Décima de l'identifier et de vérifier l'existence, l'utilisation et la communication de renseignements personnels et de l'autoriser à consulter son dossier. Ces renseignements serviront uniquement à cette fin. Harris/Décima doit corriger ou compléter rapidement tout renseignement personnel qui est incorrect ou incomplet. Tout différend résolu relativement à l'exactitude et à l'exhaustivité des renseignements devrait être consigné dans le dossier de la personne intéressée. Le cas échéant, Harris/Décima doit transmettre aux tiers qui y ont accès ces nouveaux renseignements personnels ou les informer de l'existence d'un différend non résolu.

Les répondants et les employés peuvent obtenir de l'information ou avoir accès à leur propre dossier en communiquant avec le Responsable de la vie privée de Harris/Décima.

Principe 10 – Plainte à l'égard du non-respect des principes

Toute personne doit être en mesure de communiquer une préoccupation à l'égard de l'observation des principes mentionnés précédemment au(x) responsable(s) de la vie privée.

Harris/Décima doit élaborer une procédure pour traiter toutes les demandes ou plaintes des répondants concernant la gestion des renseignements personnels.

Lorsqu'un répondant en fait la demande par écrit, Harris/Décima doit l'informer de l'existence de cette procédure ainsi que de la procédure de plainte.

Le cas échéant, le ou les Responsables de la vie privée peuvent obtenir les conseils d'un tiers avant de répondre à une plainte.

Harris/Décima doit enquêter sur toutes les plaintes reçues relativement à la conformité de la politique de protection de la vie privée. Lorsqu'une plainte est justifiée, Harris/Décima doit prendre les mesures qui s'imposent pour régler la situation, y compris, si nécessaire, la modification des politiques et procédures. Le répondant doit être informé du résultat de l'enquête relativement à sa plainte.

Renseignements supplémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la politique de protection de la vie privée de Harris/Décima, veuillez communiquer avec le responsable de la vie privée par courriel à vieprivee@harrisdecima.com, ou par la poste à l'adresse suivante :

• Responsable de la vie privée
  Harris/Décima

  160, rue Elgin, bureau 1820

  Ottawa (Ontario) K2P 2P7

Veuillez visiter le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante : http://www.privcom.gc.ca

Harris/Decima shall protect personal information by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information.

 

1) Harris/Decima shall protect personal information against such risks as loss or theft, unauthorized access, disclosure, copying, use, modification or destruction, through appropriate security measures, regardless of the format in which it is held.

 

2) Harris/Decima shall protect personal information disclosed to third parties by contractual agreements stipulating the confidentiality of the information and the purposes for which it is to be used.

 

3) Harris/Decima's employees with access to personal information shall be contractually required to respect the confidentiality of that information.

 

4) The nature of the safeguards will vary depending on the sensitivity, amount, distribution and format of the information, and the method of storage. More sensitive information will be safeguarded by a higher level of protection.

 

5) The methods of protection will include:

 

    (a) physical measures, for example, locked filing cabinets and restricted access to offices;

 

    (b) organizational measures, for example, controlling entry to data centers and limiting access to information on a “need-to-know” basis;

 

    (c) technological measures, for example, the use of passwords and encryption; and

 

    (d) investigative measures, in cases where Harris/Decima has reasonable grounds to believe that personal information is being inappropriately collected, used or disclosed.

 

RES HR 0883.00-02,04

 

Overview

At Harris/Decima, respecting privacy is an important part of our commitment to respondents and the general public.

When you participate in survey research conducted by our organization, you can be confident that any personal information that you share with us will stay with us.

Any time you participate as a respondent in one of our surveys, whether in person or by telephone, mail or Internet, you can be assured that your individual responses will be kept confidential and never linked to your personal identifying information without your express permission. Your personal identifying information will never be sold to anyone. You are free to choose whether or not to participate in a survey, free to choose not to answer any specific questions and free to discontinue participation at any time.

The Harris/Decima Privacy Policy is a statement of principles and guidelines describing the level of protection of personal information provided by Harris/Decima to respondents and the general public. The objective of the Harris/Decima Privacy Policy is to promote responsible and transparent personal information management practices in a manner consistent with the provisions of the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada).

Harris/Decima will continue to review its Privacy Policy to make sure that it is relevant and remains current with changing industry standards, technologies and laws.

Harris/Decima is a member of the Canadian Association of Market Research Organizations (CAMRO) and of the Canadian Survey Research Council (CSRC). These organizations set standards to which members must adhere and which also protect your privacy.

If you have any concerns about how your privacy is protected at Harris/Decima, please contact our Privacy Officer by e-mail at privacy@harrisdecima.com or by mail at:

• Privacy Officer, Harris/Decima
  160 Elgin Street, Suite 1820 Ottawa, Ontario K2P 2P7

Scope and Application

The ten principles that form the basis of Harris/Decima's Privacy Policy are interrelated and Harris/Decima shall adhere to the ten principles as a whole. Each principle must be read in conjunction with the accompanying commentary. As permitted by the Personal Inomation Protectionand Electronic Documents Act (Canada), the commentary in Decima Research Inc's. Privacy Policy has been drafted to reflect personal information issues specific to Harris/Decima

The scope and application of Harris/Decima Privacy Policy are as follows:

• Harris/Decima's Privacy Policy applies to personal information collected, used, or disclosed by Harris/Decima in the course of commercial activities.
• Harris/Decima's Privacy Policy applies to the management of personal information in any form whether oral, electronic or written.
• Harris/Decima's Privacy Policy does not impose any limits on the collection, use or disclosure of the following information by Harris/Decima:
  1. non-personally identifiable information;
  2. the name, title, business address and/or telephone number of an employee of an organization;
  3. other information about an individual that is publicly available and is specified by regulation pursuant to the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada).
• The application of Harris/Decima's Privacy Policy is subject to the requirements and provisions of the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada), the regulations enacted there under, and any other applicable legislation or regulation.

Definitions

collection: The act of gathering, acquiring, recording, or obtaining personal information from any source, including third parties, by any means.

consent: Voluntary agreement for the collection, use and disclosure of personal information for defined purposes. Consent can be either express or implied and can be provided directly by the individual or by an authorized representative. Express consent can be given orally, electronically or in writing, but is always unequivocal and does not require any inference on the part of Harris/Decima Implied consent is consent that can reasonably be inferred from an individual’s action or inaction.

disclosure: Making personal information available to a third party.

employee: An employee of or independent contractor to Harris/Decima

personal information: Information about an identifiable individual, but does not include the name, title, business address or telephone number of an employee of an organization, and does not include descriptive, factual information about an organization.

respondent: A member of the public who provides personal information to Harris/Decima in the course of research conducted by Harris/Decima For example, a respondent is an individual who discloses personal information to Harris/Decima in the course of quantitative or qualitative marketing or social research.

third party: An individual or organization outside of Harris/Decima

use: The treatment, handling, and management of personal information by and within Harris/Decima or by a third party with the knowledge and approval of Harris/Decima

The Ten Principles of Privacy

Principle 1 - Accountability

Harris/Decima is responsible for personal information under its control and shall designate one or more persons who are accountable for Harris/Decima's compliance with the following principles.

Responsibility for compliance with the provisions of the Harris/Decima Privacy Policy rests with Harris/Decima's Privacy Officer who can be reached by e-mail at privacy@harrisdecima.com or by mail at:

• Privacy Officer, Harris/Decima
  160 Elgin Street, Suite 1820, Ottawa, ON K2P 2P7

Other individuals within Harris/Decima may be delegated to act on behalf of the Privacy Officer or to take responsibility for the day-to-day collection and/or processing of personal information.

Harris/Decima is responsible for personal information in its possession or control and shall use contractual or other means to provide a comparable level of protection while information is being processed or used by a third party.

Principle 2 - Identifying Purposes for Collection of Personal Information

Harris/Decima shall identify the purposes for which personal information is collected at or before the time the information is collected.

Harris/Decima collects personal information from the public only for the following purposes:

1. to conduct quantitative or qualitative marketing and social research;
2. to understand respondent opinions to establish suitability for further quantitative and qualitative marketing and social research; and
3. to meet legal and regulatory requirements.

Further reference to “identified purposes” mean the purposes identified in this Principle.

Harris/Decima shall specify orally, electronically or in writing the identified purposes to the respondent at or before the time personal information is collected in a survey. Upon request, persons collecting personal information shall explain these identified purposes or refer the individual to a designated person within Harris/Decima who can explain the purposes.

When personal information that has been collected is to be used or disclosed for a purpose not previously identified, the new purpose shall be identified prior to use. Unless the new purpose is permitted or required by law, the consent of the respondent will be acquired before the information will be used or disclosed for the new purpose.

Harris/Decima may provide clients or other third parties with information from any survey, in aggregate form. In aggregate form, it is impossible to identify an individual respondent’s personal information.

Principle 3 - Obtaining Consent for Collection, Use or Disclosure of Personal Information

The knowledge and consent of an individual are required for the collection, use, or disclosure of personal information, except where inappropriate.

Participation by respondents in survey research is always voluntary. When a respondent agrees to participate in a survey, he/she gives consent to the interview by participating.

Generally, any personal information collected in the course of an interview is not disclosed to third parties. However, occasionally, a client sponsoring a research project may want to contact respondents directly. In these cases, Harris/Decima always explains the reason for the disclosure to the respondent and obtains express permission from the respondent before making any such disclosure.

A respondent is always free to choose whether or not to participate in a survey, free to choose not to answer any specific questions and free to discontinue participation at any time.

In obtaining consent, Harris/Decima shall use reasonable efforts to ensure that a respondent is advised of the identified purposes for which personal information will be used or disclosed. The identified purposes shall be stated in a manner that can be reasonably understood by the respondent.

Generally, Harris/Decima shall seek consent to use and disclose personal information at the same time it collects the information. However, Harris/Decima may seek consent to use and/or disclose personal information after it has been collected, but before it is used and/or disclosed for a new purpose.

In determining the appropriate form of consent, Harris/Decima shall take into account the sensitivity of the personal information and the reasonable expectations of its respondents.

The participation of a respondent in a quantitative or qualitative marketing or social research study may constitute implied consent for Harris/Decima to collect, use and disclose personal information for the identified purposes.

Principle 4 - Limiting Collection of Personal Information

Harris/Decima shall limit the collection of personal information to that which is necessary for the purposes identified by Harris/Decima Harris/Decima shall collect personal information by fair and lawful means.

In conducting surveys, Harris/Decima limits the amount and type of personal information it collects. We collect only the amount and type of information needed for the purposes identified to individuals.

Harris/Decima collects personal information about an individual primarily from that individual or a member of that individual’s household. Except as permitted by law, Harris/Decima will only collect personal information from external sources, such as client organizations, if individuals have consented to such collection.

Principle 5 - Limiting Use, Disclosure, and Retention of Personal Information

Harris/Decima shall not use or disclose personal information for purposes other than those for which it was collected, except with the consent of the individual or as required or permitted by law. Personal information shall be retained only as long as necessary for the fulfillment of those purposes.

Harris/Decima may disclose a respondent’s personal information to:

1. a client of Harris/Decima where the respondent has consented to such disclosure;
2. a third party engaged by Harris/Decima to perform functions on its behalf;
3. a public authority or agent of a public authority if, in the reasonable judgment of Harris/Decima, it appears that there is imminent danger to life or property which could be avoided or minimized by disclosure of the information; or
4. a third party or parties, where the respondent consents to such disclosure or disclosure is required or permitted by law.

Only Harris/Decima's employees with a business need-to-know, or whose duties reasonably so require, are granted access to personal information about respondents.

Harris/Decima shall keep personal information only as long as it remains necessary or relevant for the identified purposes or as required by law. Depending on the circumstances, where a respondent may have to be re-contacted for purposes of clarifying responses to a survey, or to seek additional responses, Harris/Decima shall retain the personal information for a period of time that is reasonably sufficient to allow this re-contact.

Harris/Decima shall maintain reasonable and systematic controls, schedules and practices for information and records retention and destruction which apply to personal information that is no longer necessary or relevant for the identified purposes or required by law to be retained. Such information shall be destroyed, erased or made anonymous.

Principle 6 - Accuracy of Personal Information

Personal information shall be as accurate, complete, and up-to-date as is necessary for the purposes for which it is to be used.

Personal information used by Harris/Decima shall be sufficiently accurate, complete, and up-to-date to minimize the possibility that inappropriate information may be used to make a decision about a respondent.

Harris/Decima shall update personal information about respondents and employees as necessary to fulfill the identified purposes or upon notification by the individual.

Principle 7 - Security Safeguards

Harris/Decima shall protect personal information by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information.

Harris/Decima shall protect personal information against such risks as loss or theft, unauthorized access, disclosure, copying, use, modification or destruction, through appropriate security measures, regardless of the format in which it is held.

Harris/Decima shall protect personal information disclosed to third parties by contractual agreements stipulating the confidentiality of the information and the purposes for which it is to be used.

All of Harris/Decima 's employees with access to personal information shall be required to respect the confidentiality of that information.

Principle 8 - Openness Concerning Policies and Procedures

Harris/Decima shall make readily available to individuals specific information about its policies and procedures relating to the management of personal information.

Harris/Decima shall make information about its policies and procedures easy to understand, including:

1. the title and address of the person or persons accountable for Harris/Decima’s compliance with its Privacy Policy and to whom inquiries and/or complaints can be forwarded;
2. the means of gaining access to personal information held by Harris/Decima;
3. a description of the type of personal information held by Harris/Decima, including a general account of its use; and
4. a description of what personal information is made available to related organizations (e.g. subsidiaries).

Principle 9 – Individual Access to Personal Information

Upon request, Harris/Decima shall inform an individual of the existence, use, and disclosure of his or her personal information and shall give the individual access to that information. An individual shall be able to challenge the accuracy and completeness of the information and have it amended as appropriate.

Upon written request to the Privacy Officer, Harris/Decima will inform an individual of the existence, use and disclosure of his/her personal information and shall be given access to that information.

In certain situations, Harris/Decima may not be able to provide access to all the personal information that it holds about a respondent. For example, Harris/Decima may not provide access to information if doing so would likely reveal personal information about a third party or could reasonably be expected to threaten the life or security of another individual. Also, Harris/Decima may not provide access to information if disclosure would reveal confidential commercial information.

In order to safeguard personal information, a respondent may be required to provide sufficient identification information to permit Harris/Decima to account for the existence, use and disclosure of personal information and to authorize access to the individual’s file. Any such information shall be used only for this purpose.

Harris/Decima shall promptly correct or complete any personal information found to be inaccurate or incomplete. Any unresolved differences as to accuracy or completeness shall be noted in the individual’s file. Where appropriate, Harris/Decima shall transmit to third parties having access to the personal information in question any amended information or the existence of any unresolved differences.

Respondents and employees can obtain information or seek access to their individual files by contacting the Harris/Decima Privacy Officer.

Principle 10 - Challenging Compliance

An individual shall be able to address a challenge concerning compliance with the above principles to the designated person or persons accountable for Harris/Decima’s compliance with the Harris/Decima Privacy Policy.

Harris/Decima shall maintain procedures for addressing and responding to all inquiries or complaints from its respondents regarding Harris/Decima’s handling of personal information.

Harris/Decima shall, on written request, inform its respondents about the existence of these procedures as well as the availability of complaint procedures.

The person or persons accountable for compliance with the Harris/Decima Privacy Policy may seek external advice where appropriate before providing a final response to individual complaints.

Harris/Decima shall investigate all complaints concerning compliance with its Privacy Policy. If a complaint is found to be justified, Harris/Decima shall take appropriate measures to resolve the complaint including, if necessary, amending its policies and procedures. The respondent shall be informed of the outcome of the investigation regarding his or her complaint.

Additional Information

For more information regarding the Harris/Decima Privacy Policy, please contact the Harris/Decima Privacy Officer by e-mail at privacy@harrisdecima.com or by mail at:

• Privacy Officer, Harris/Decima
  160 Elgin Street, Suite 1820, Ottawa, ON K2P 2P7

Please visit the Privacy Commissioner of Canada’s website at http://www.privcom.gc.ca